Archivierung Personalakte
Kleiner Exkurs: ECM-System der Bruder von LOGA
LOGA bzw. ein Gehaltsabrechnungsprogramm gehört für das Unternehmen zu einem der wichtigsten Systeme, wenn nicht sogar zu den wichtigsten Systemen.
Trotzdem sollte eine Personal- Abteilung in 21 Jahrhundert nicht nur aus einem Gehaltsabrechnungsprogramm bestehen. LOGA ist ja nicht nur Lohn und Gehaltsprogramm sondern bietet, solange man die Module kauft, noch mehr wie:
- Urlaubsplanung
- Reiseweiterberechnungsprogramm
- Zeiterfassung
- Reportingtool
Hiermit hat Loga bereits einen Vorteil gegenüber Konkurenzproduktem, weil wer will statt einem Produkt ~5 unterschiedliche Tools in Haus haben.
Jetzt wird der eine oder andere Fragen, was fehlt den noch?
Antwort ganz klar die Personalakte, bei jedem Mitarbeiter fallen Dokumente an, heutzutage werden diese oft noch manuell in Ordner abgelegt, schön sauber in Aktenschränken pro Ordner immer 3-4 Buchstaben (A-C, D-F, G-I usw.) abgelegt.
Auf den ersten Blick ein alt bewährtes System, auf den 2 Blick zeigen sich doch deutliche Mängel:
- Datenschutz: Das Klingt jetzt wieder nach Horrormärchen, trotzdem kann es mal passieren das zufällig eine Akte offen liegt bzw. ein Mitarbeiter eigenständig zu seiner Akte greifen will und sieht dann die Daten von seinem Chef, da sein Name zufällig mit den selben Buchstaben beginnt
- Manuelle Suche: „Hey ich brauche den Vertrag von 2010 – 2011 von Herrn Mustermann, Frau Musterfrau Abschlusszeugnis und den Lebenslauf von Herrn Z….“ wer kennt solche Anfrangen nicht von Chefs bzw. von Mitarbeitern und jeder der dann schonmal die Dokumente rausgesucht hat weiß wie lange man ggf. brauchen kann um wirklich alle Dokumente zu haben.
- Ablagefehler: Wenn man schnell Dokumente manuell wieder finden will muss man Dokumente ein bisschen besser abheften z.b. erst Bewerbung, Lebenslauf,Anhänge,Vertrag, Zeugnisse usw. oder andere Reihenfolge jetzt macht
HR Mitarbeiterin A es so und
Frau B es anderes
dann ist die ganze Personalakte nicht einheitlich. Vorallem werden Dokumente ja nicht nur einmal abgelegt sondern öfters bzw. es kommen neue Dokumente hinzu.
- Ortabhänig: Die Personalakte ist immer in dem selben Aktenschrank, dass ist ja auch gut so man muss wissen ja wo die Dokumente sind 🙂 Jetzt ist aber der HR Chef in Gespräch mit Mitarbeiter X und muss schnell in den Vertrag von den Mitarbeiter X anschauen, bedeutet entweder an Telefon die arme Sachbearbeiterin muss dann den Vertrag raussuchen oder selbst die Beine in die Hand nehmen. Oder in schlimmsten Fall das Meeting verschieben.
Diesen oben genannten Punkte sollte der eine oder andere von euch kennen, aber die EDV Branche schläft ja nicht und somit gibt es hier auch Lösungen ein so genanntes ECM System. ECM steht für „Entrpise Content Managment“, in der groben Form geht es in den System Dokumente in ein System zu speichern und so Verschlagworten das man diese Dokumente schnell und einfach und überall wieder finden kann. Natürlich sollte die Ablegung von Dokumente einfach erfolgen ohne das der/die Mitarbeiter(in) ein Tag auf Schulung musst.
Aber gehen wir die Punkte mal mit ein ECM System durch.
- Datenschutz: Der schwerste Punkt, eines Systems ist natürlich nur so gut wie es eingestellt bzw. geplant wird. Hier muss sich das Unternehmen überlegen wer wann auf welche Daten zugreifen darf? Schaltet man für die Mitarbeiter die digitale Personalakte komplett ab und nur die Personalabteilung darf darauf zugreifen? Darf jeder Mitarbeiter immer und überall auf seine Personaldokumente Zugreifen? Das Planen dieser Punkte kann ruhig länger dauern weil damit legen wir den Grundstein für den neuen Systemaufbau
- Manuelle Suche: Solche Anfrage gehören im besten Fall der VergangenheitDurch die Aufsetzung eines guten ECM Systems wird man die Zeitersparnis sofort merken.
- Ablagefehler: Ablage ist wie Datenschutz, je besser man Sie plant desto besser ist das System. Das heißt durch gute Planung können Ablagefehler quasi verhindert werden (Juhu). Wie Dokumente in System kommen will ich in ein anderen Blogeintrag erklären.
- Ortsabhänig: Heutzutage hat man immer einen Laptop im Meeting dabei und damit kann man mit der Suche die Dokumente sofort finden. Auch gibt es schon viele ECM Anbieter die Iphone/Ipad/Android Apps anbieten somit kann man sogar auf sein Smartphone die Dokumente finden.
So das war jetzt ein grober Überblick über ein ECM im HR Abteilung, für mich klar eine Empfehlung. Da ein Unternehmen ab einer gewissen Größe nicht mehr auf ein ECM System verzichten kann.
Vielen Dank an Matthias für diesen technischen Beitrag.
Angaben wie immer ohne Gewähr!!
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